Автоматизация закупок: в чем польза решения для компании?

Для бизнеса любого масштаба важно, чтобы закупки были правильно организованы. Когда компания небольшая, руководство вместе с ассистентами может заняться этим делом. Однако, когда предприятие начинает расти, необходимость в трудовых ресурсах и временных затратах также возрастает. В такой ситуации рекомендуется использование системы автоматизации закупок. В данной статье мы расскажем о том, что это такое и какие преимущества может принести данная система организации закупок.

Автоматизированные закупки – это специальные программы, разработанные для упрощения и оптимизации процессов закупок в предприятии. Главной целью автоматизации является увеличение эффективности работы отдела закупок и всей компании в целом. Автоматизированная система помогает собирать и обрабатывать информацию о закупках, составлять план закупок, формировать договоры и тендерные документы, анализировать продажи и контролировать выполнение плановых показателей.

Автоматизация закупок позволяет сократить затраты на 15-16% и ускорить сам закупочный процесс на 20-30%. Это также позволяет контролировать работу сотрудников и поставщиков, предупреждая серые операции ради собственной выгоды. Кроме того, организация данных в единой системе позволяет отслеживать всю необходимую информацию по закупкам в одном месте.

При этом автоматизация складского хозяйства, например, в компании "Вимм-Билль-Данн", показала высокие результаты – количество возвратов продукции почти вдвое сократилось, количество обрабатываемых в сутки заказов увеличилось на треть, а показатель точности работ вырос с 77% до 99%.

Однако, недостатком автоматизации является необходимость обучения сотрудников работе с новой системой. Компании, занимающиеся внедрением таких систем, предоставляют презентации и гайды по работе с системой, что позволяет справиться с этим недостатком.

В целом, автоматизация закупок – это отличный инструмент для компаний, которые хотят повысить свою эффективность и оптимизировать свой бизнес. Выбор каждой компании остается за ней.

Современные компании имеют специфические бизнес-процессы, которые определяются их индивидуальными потребностями. Это затрагивает и системы автоматических закупок. В случае, если головной офис использует SAP, а филиал - 1С ERP, необходимо внести изменения и связать эти системы для обеспечения полной автоматизации закупок. Конечно, можно ограничиться локальными базами данных, но их использование имеет определенные недостатки:

• Конфиденциальность может быть нарушена, так как существует риск кражи или потери информации. Хакерские атаки на базы данных - дело не редкое, и многие известные базы данных не могут похвастаться надежной защитой.
• Высокие менеджеры не могут быстро получить доступ к необходимой информации, такой как история закупок, отчеты и результаты. Оперативность - важный аспект бизнеса.
• Взаимодействие с поставщиками происходит по почте или телефону, что может привести к потере истории коммуникации. Эта информация значима как для анализа результатов сотрудничества, так и для использования в качестве доказательства в случае возникновения спора с бизнес-партнерами.
• Приходится тратить много времени на создание писем и документов, так как нет специализированного шаблонного хранилища. Это усложняет и замедляет работу, что может отразиться на продуктивности бизнеса.

Поэтому использование локальных баз данных подходит только новым предпринимателям. Как только бизнес развивается, они становятся непрактичными. Сегодня существуют автоматизированные системы закупок, которые позволяют решить все перечисленные выше проблемы и сделать процесс более эффективным и оперативным.

Особенности внедрения систем

Когда речь заходит о внедрении системы автоматизированной организации закупок, следует учитывать несколько этапов. В первую очередь, необходимо провести исследование бизнес-процессов в компании, что позволит грамотно спланировать разработку и проектирование системы. Также не стоит забывать о программном обеспечении фирмы, на которое должны быть выдвинуты определенные требования для эффективной работы системы. Тем не менее, специалисты по внедрению автоматизированных закупок учитывают все эти моменты и могут подобрать индивидуальное решение.

После установки системы автоматизированной организации закупок в компании необходимо организовать обучение сотрудников работе с системой. Доступ к системе может быть предоставлен как всем пользователям, так и только нескольким администраторам, отвечающим за организацию закупок в предприятии. Если компания имеет несколько подразделений, то такая система должна быть растиражирована на каждое из них. Оптимальным решением является запуск системы в тестовом режиме в первое время. Это позволит сотрудникам более детально ознакомиться с новшеством без лишней спешки, а руководству - убедиться в качестве работы системы.

Сложность процесса внедрения системы автоматизированной организации закупок может показаться чрезвычайно высокой. Однако, компании, занимающиеся разработкой и внедрением подобных систем, располагают отделом технической поддержки, где можно получить помощь по профильным вопросам. Гланое - правильно выбрать проверенного поставщика услуг и обратиться к нему за помощью.

Фото: freepik.com